Validación automática de comercios (RUC) y de documentos electrónicos en SUNAT

Para ayudar en la gestión diaria que realizan las empresas en relación a gastos asociados a rendiciones de gastos es que en Rindegastos tenemos una herramienta que revisa y valida de forma automática los comercios y documentos electrónicos en SUNAT.

Esta herramienta consta de dos partes:

 

1. Validación del comercio en SUNAT (RUC)

La primera validación que se hace en SUNAT para un documento peruano rendido es validar el estado del comercio asociado al RUC del emisor del documento. Esta validación se hace con los registros de SUNAT y la información validada es:

  • Razón Social
  • Estado del contribuyente: ACTIVO o NO ACTIVO
  • Condición del domicilio: HABIDO o NO HABIDO
  • Dirección
  • Ubigeo 

Para que la validación funcione correctamente tan solo se debe asegurar que uno de los campos del gasto sea el campo “RUC”. Esto se puede verificar en la configuración de las políticas de gastos de la empresa dentro de la sección “Campos Gastos”

 

2. Validación del documento electrónico en SUNAT

Una vez que el RUC del emisor de un gasto haya sido validado en SUNAT Rindegastos procede a validar si el documento electrónico (factura, boleta u otro) fue informado correctamente a SUNAT. Esta revisión consiste en revisar el estado del documento en SUNAT en donde -si está todo bien- el estado debiese ser “ACEPTADO”.

Para que esta validación pueda concretarse se debe asegurar que los campos del gasto tengan como mínimo los siguientes campos:

  • “RUC”
  • “Número Documento (*)
  • “Tipo de Documento” con las siguientes opciones mínimo:
                 - Factura: con código “01”
                 - Boleta: con código “03”
                 - Honorarios: con código “02”

 

El campo Número de Documento debe contener la serie y el número de un documento electrónico como por ejemplo FC18-00015536 en donde la primera parte antes del guión es la serie y la segunda parte es el número.

 

Para que la validación en SUNAT del documento funcione correctamente el gasto debe tener la misma información que la presente en el documento adjuntado. Es decir, el total, la fecha, el ruc, el tipo de documento y el número de documento deben ser un reflejo del documento electrónico. Si alguno de estos datos no es igual entonces la validación fallará.